Ich kann die Antwort kurz machen: Die Software weist einen Auftrag zuerst nach festen Regeln zu und sortiert danach nach Punkten. So landet ein Fall bei dem Gutachter oder Standort, der zuständig, frei und nah genug ist.

Für mich sind dabei die vier Kernpunkte klar:

  • Region zuerst: Jede Adresse wird einer primären Zone zugeordnet, meist über PLZ, Kartenflächen und Fahrzeit.
  • Eignung prüfen: Das System filtert nach Qualifikation, Auftragstyp, mobil oder Standort und freien Zeitfenstern.
  • Auslastung gegen Entfernung abwägen: Ein Score kann z. B. mit 40 % Auslastung, 30 % Route, 20 % Zeitfenster und 10 % offenen Fällen arbeiten.
  • Ausnahmen steuern: Bei über 90 % Auslastung an drei Tagen, Krankmeldung oder dringenden Schäden greift eine Vertretungs- und Prioritätslogik.

Wenn ich das auf einen Satz runterbreche: Gute Disposition heißt, dass Region, Kapazität, Fahrweg, Statusdaten und Vertretung in einem System zusammenlaufen, statt über Telefon, E-Mail und Bauchgefühl.

Kurzüberblick:

Bereich Was die Software macht
Region Ordnet Adressen einer Hauptzone und bei Bedarf einer Ausweichzone zu
Auswahl Filtert ungeeignete Gutachter direkt aus
Ranking Vergibt Punkte nach Auslastung, Entfernung und Terminpassung
Einsatzart Entscheidet zwischen mobilem Termin und festem Standort
Störung Verteilt Fälle bei Ausfall oder Überlast neu
Kontrolle Nutzt Live-Status und KPIs wie km je Fall oder SLA-Quote

Ich fasse den Inhalt hier so zusammen, dass du direkt siehst, wie die Logik hinter der Zuweisung in der Praxis arbeitet.

Automatische Gutachter-Zuweisung: 4-Schritte-Dispositionslogik

Automatische Gutachter-Zuweisung: 4-Schritte-Dispositionslogik

Schritt 1: Regionen, Servicezonen und Gutachterprofile definieren

Regionen mit Postleitzahlen, Entfernungsradien und Servicezonen abbilden

Damit die Zuweisung sauber läuft, braucht das System klare Regionsdaten: PLZ-Zonen, Kartenflächen (GIS) und Entfernungsradien. Postleitzahlen sind dabei die vertragliche Basis – etwa alle PLZ 80xxx als „Region München“. Kartenflächen schärfen diese Grenzen nach, weil echte Fahrwege oft anders aussehen als auf dem Papier. Entfernungsradien oder Fahrzeit-Isochronen zeigen zusätzlich, was in der Praxis erreichbar ist.

In Städten reichen meist kleinere Zonen. Auf dem Land fallen sie oft größer aus. Wichtig ist: Jede Adresse in einem Auftrag sollte genau einer primären Zone zugeordnet sein. Dazu kommen bei Bedarf Ausweichzonen, falls es zu Überlast kommt. Genau auf diesen Zonen baut die spätere Zuweisung nach Region und Kapazität auf.

Gutachterdaten speichern: Qualifikationen, Kapazität und Arbeitsmodell

Ein gut gepflegtes Gutachterprofil sagt mehr aus als nur den Standort. Wenn die Zuweisung automatisch laufen soll, braucht jedes Profil klare, maschinenlesbare Felder:

Profilbereich Beispielfelder
Qualifikationen Öffentlich bestellt und vereidigt, TÜV/DEKRA-Zertifizierung, Oldtimer, Unfallrekonstruktion
Auftragstypen Haftpflichtschäden, Kaskoschäden, Oldtimer, LKW, Elektrofahrzeuge, Leasing-Rückläufer
Kapazität Maximale Einsätze pro Tag/Woche, Dauer je Einsatz, Pufferzeit
Einsatzmodell Mobil, Standort oder hybrid; Heimatstandort mit Geokoordinaten
Arbeitszeiten Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr, Abend- oder Wochenendslots, Feiertagsverfügbarkeit
Regionen Primäre PLZ-Liste, Sekundärzonen bei Überlast oder Ausfall

Nur standardisierte Felder machen saubere Filter möglich. Auch Sprachkenntnisse wie Türkisch, Russisch oder Polnisch lassen sich als Profilmerkmal speichern, wenn sie für die Kundenkommunikation wichtig sind.

Feste Standorte und mobilen Service in einem System abbilden

Auf Basis dieser Profile entscheidet das System, ob ein Auftrag an einen Standort oder an einen mobilen Gutachter geht. Beide laufen im selben Datenmodell, nur mit eigenen Feldern je Typ. Standorte bekommen Adresse, Öffnungszeiten, verfügbare Geräte und parallele Kapazität. Mobile Gutachter erhalten Heimatstandort, maximalen Reiseradius und Flags für die Einsatzorte, die sie bedienen.

CUBEE Sachverständigen AG zeigt, wie dieser Mechanismus funktioniert: Ist das Fahrzeug fahrbereit, schlägt das System den nächsten Container-Standort mit freiem Slot vor. Ist es nicht fahrbereit, filtert das System nach mobilen Gutachtern, die die Region abdecken und im gewünschten Zeitfenster verfügbar sind. Beide nutzen dieselbe Zuweisungslogik.

So landen feste Standorte und mobiler Service nicht in zwei getrennten Welten, sondern in einem gemeinsamen Ablauf. Genau das macht die Zuweisung später viel sauberer und leichter steuerbar.

Schritt 2: Zuweisungsregeln für Region, Entfernung und freie Kapazität anwenden

Sobald Zonen, Profile und Kapazitäten hinterlegt sind, prüft das System jede Anfrage erst mit harten Regeln und danach mit weichen Regeln. Erst wird also aussortiert. Danach wird bewertet.

Zuerst harte Regeln filtern

Das System geht die Kriterien der Reihe nach durch: Servicezone, Qualifikation, Serviceart, Radius, Zeitfenster und Tageslimit. Sobald ein Punkt nicht passt, fällt der Gutachter aus der Auswahl.

Bleibt am Ende niemand Passendes übrig, wandert der Fall in eine Ausnahme-Warteschlange zur manuellen Bearbeitung. Das ist wichtig, weil Anfragen sonst schlicht hängen bleiben würden. Jeder einzelne Filterschritt wird protokolliert. So lässt sich später sauber nachvollziehen, warum jemand berücksichtigt wurde – oder eben nicht.

Entfernung und Auslastung mit weichen Regeln ausbalancieren

Wer die harten Filter besteht, kommt in die Bewertungsphase. Ab dann zählt nicht nur, wer am nächsten dran ist. Den Zuschlag bekommt der Kandidat mit dem besten Gesamtwert.

Ein Modell, das sich in der Praxis bewährt hat, gewichtet so:

  • Auslastung: 40 %
  • Routenlänge: 30 %
  • Passung des Zeitfensters: 20 %
  • Anzahl offener Fälle: 10 %

Der Auslastungsindex schaut dabei nicht nur auf die Zahl der Aufträge, sondern auch auf deren Komplexität. Das macht einen Unterschied. Fünf leichte Fälle sind eben nicht dasselbe wie fünf aufwendige Termine.

Für Disponenten ist es sinnvoll, Gesamtscore und Einzelwerte gleichzeitig zu sehen. Nur so wird klar, warum ein Kandidat vorne liegt. Außerdem sollten sich die Gewichte je nach Region oder Auftragsart anpassen lassen. Auf dem Land kann Entfernung mehr ins Gewicht fallen. In Ballungsräumen ist oft das Zeitfenster der Knackpunkt.

Zwischen mobilem Einsatz und festem Standort entscheiden

Wenn nach der Bewertung noch mehrere Kandidaten übrig sind, trifft das System eine weitere Wahl: mobiler Einsatz oder Standorttermin.

Ist das Fahrzeug nicht fahrbereit, bevorzugt das System einen mobilen Gutachter – aber nur, wenn Kapazität und Radius passen. Ist das Fahrzeug fahrbereit und liegt ein fester Standort näher, schlägt das System den Standorttermin vor. Muss ein Termin innerhalb von 24 Stunden stattfinden und hat der nächste Standort freie Slots, während alle mobilen Gutachter ausgebucht sind, gewinnt der Standort – auch dann, wenn er weiter entfernt ist.

CUBEE Sachverständigen AG arbeitet genau nach diesem Prinzip: Das System prüft bei jedem Auftrag, ob ein Container-Standort mit freiem Slot erreichbar ist oder ob ein mobiler Gutachter die Region abdeckt und zeitlich passt. Danach gibt es eine klare Empfehlung aus. Zum Beispiel: Standortbesuch in 12 km, morgen 09:30 Uhr; alternativ: mobiler Gutachter in 28 km, übermorgen 14:00 Uhr. Diese Empfehlung kann direkt bestätigt oder bei Bedarf angepasst werden.

Schritt 3: Leerfahrten vermeiden und Ausnahmen steuern

Sobald der passende Gutachter feststeht, plant das System die Touren so, dass unnötige Wege sinken und Ausfälle nicht gleich den ganzen Tagesplan durcheinanderbringen.

Unnötige Fahrten durch Routen- und Slotlogik reduzieren

Leerfahrten senkt das System vor allem mit räumlicher Bündelung und sauber gesetzten Zeitfenstern. Der erste Hebel ist die Bündelung nach PLZ-Gebiet und Fahrkorridor. Fälle werden erst dann zu einer Tour zusammengezogen, wenn genug Termine in einem zusammenhängenden Gebiet vorliegen. Bevorzugte Fahrachsen sind als Fahrkorridore hinterlegt. Fälle entlang dieser Korridore landen auf derselben Tour, statt einzeln angefahren zu werden.

Der zweite Hebel ist die Slotlogik. Jede Begutachtung bekommt ein Zeitfenster samt Fahrtpuffer. Das System taktet Termine so, dass Fahrtzeit, Arbeitszeit und Qualifikation zusammenpassen. Der erste Stopp liegt nah am Startpunkt, danach baut sich die Route entlang des Fahrkorridors auf. Zwischen den Terminen bleiben kurze Puffer, damit kleine Verspätungen nicht sofort alles verschieben. Fällt ein Termin kurzfristig weg, zieht das System automatisch einen nahen Zusatztermin vor oder füllt die Lücke mit einem spontan gemeldeten Schaden. So sinkt die Fahrzeit, und es bleibt mehr Zeit für Arbeit vor Ort.

Feste Standorte und mobile Einsätze laufen dabei in derselben Dispositionslogik. Das macht die Planung einfacher, weil nicht zwei getrennte Systeme gegeneinander arbeiten.

Darauf baut der nächste Schritt auf: Ausweichregionen fangen Ausfälle und Überlast ab.

Ausweichregionen und Vertretungsregeln bei Ausfall nutzen

Jede Primärregion – zum Beispiel Region Stuttgart (PLZ 70xxx–71xxx) – hat im System mindestens eine Ausweichregion hinterlegt, die bei Ausfall oder Überlast einspringt. Für jeden Gutachter sind ein primärer und ein sekundärer Stellvertreter eingetragen, jeweils mit Verfügbarkeit und maximaler Zusatzlast.

Die Aktivierung läuft regelbasiert. Liegt die Auslastung eines Gutachters an drei Tagen in Folge über 90 % oder meldet er sich krank, übernimmt der Stellvertreter automatisch neue Fälle. Offene Termine werden neu verteilt, und Kunden bekommen digitale Updates. Manuelle Telefonketten entfallen. Zugleich bleibt die Zusatzlast gedeckelt, damit Vertretungen nicht selbst an ihre Grenze kommen.

Für dringende Schäden hält das System eigene Kapazität frei, damit der normale Betrieb nicht aus dem Takt gerät.

Prioritätsfälle steuern, ohne die Planung zu kippen

Dringende Fälle – etwa Unfallschäden mit Nutzungsausfall, große Flottenschäden oder hochwertige Oldtimer – dürfen die Regions- und Kapazitätslogik nur gezielt übersteuern, nicht komplett aushebeln. Dafür reserviert das System pro Tag eigene Prioritätsslots. Diese bleiben für Standardfälle gesperrt, solange noch ein dringender Fall eingehen kann.

Kommt so ein Fall rein, prüft das System zuerst diese Slots. Sind sie schon belegt, verschiebt es nicht dringende Termine auf andere Gutachter oder auf spätere Tage. Das passiert aber nur dann, wenn die zugesagten Zeitfenster weiter eingehalten werden. Jede Verschiebung wird protokolliert. So bleibt nachvollziehbar, warum der Plan geändert wurde und welche Folgen das für die übrigen Termine hatte.

Schritt 4 und Fazit: Disposition, Statusmeldungen und kontinuierliche Verbesserung verbinden

Echtzeit-Statusdaten in die Disposition zurückführen

Nach der Zuweisung fängt die eigentliche Steuerung erst an. Bis ein Fall abgeschlossen ist, sollte jede Statusänderung eines Gutachters direkt in die Disposition zurückfließen. Das gilt für zugewiesen, vor Ort, abgeschlossen und verzögert. Sonst arbeitet das System mit einem alten Plan statt mit dem, was gerade draußen passiert.

Die Statusmeldungen kommen aus der mobilen App oder der Weboberfläche und gehen per API oder Webhook an die zentrale Disposition. Bei zugewiesen reserviert das System den geplanten Zeitslot samt Fahrzeit in der Kapazitätsplanung. Bei vor Ort kann es die restliche Bearbeitungszeit auf Basis ähnlicher Fälle besser schätzen. Meldet ein Gutachter verzögert oder nicht erschienen, verschiebt das System Folgetermine automatisch und warnt Disposition und Kunden - unter Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen.

Im Dashboard sieht die Disposition jederzeit, was offen ist, welche Slots frei sind, wie die aktuelle Route aussieht und wie stark jeder Gutachter ausgelastet ist. Warnmeldungen greifen etwa dann, wenn bei einem Gutachter an einem Tag zu viele offene Fälle zusammenlaufen oder wenn die mittlere Fahrstrecke in einer Region über einen festgelegten Grenzwert steigt. Genau diese Rückmeldungen zeigen, wo nachgesteuert werden muss.

Leistung messen und Regeln schrittweise verbessern

Aus diesen Live-Daten leitet das System die Kennzahlen für die Optimierung ab. Ein kompaktes KPI-Set, das regelmäßig ausgewertet wird, macht Schwachstellen früh sichtbar, bevor daraus spürbare Probleme werden.

KPI Was er zeigt
km je Fall Effizienz der Regionszuschnitte und Routenplanung
Erstbesuchsabschlussquote Wie oft ein Fall beim ersten Termin abgeschlossen wird
SLA-Einhaltungsrate Anteil der Gutachten, die innerhalb der vereinbarten Frist fertig sind
Warteschlangenlänge Durchschnittliche und maximale Zahl unzugewiesener Fälle pro Region und Tag
Auslastungsstreuung Wie gleichmäßig die Last verteilt ist
Neuzuweisungsquote Wechselquote nach Erstzuweisung

Historische Daten über mehrere Monate machen Muster sichtbar. So lässt sich erkennen, wo Regionsgrenzen nicht mehr passen, wo Entfernungsschwellen zu eng oder zu weit gesetzt sind und welche Falltypen in der Praxis mehr Zeit brauchen. Eine Überprüfung pro Quartal reicht in vielen Fällen aus, um Regionen neu zuzuschneiden und Kapazitätsgrenzen anzupassen.

Die wichtigsten Punkte für ein zuverlässiges Dispositionssystem

Auf dieser Basis lässt sich die Disposition laufend schärfen. Ein stabiles System braucht keine komplizierte Zauberei, sondern ein paar klare Bausteine: saubere Regionsdefinitionen auf Basis von PLZ und realistischen Fahrzeiten, aktuell gepflegte Gutachterprofile mit Qualifikationen und Arbeitsmodell sowie eine klare Trennung zwischen harten Regeln wie Qualifikation und Recht und weichen Regeln wie Entfernung und Auslastung.

Mobile und stationäre Einsätze sollten in derselben Dispositionslogik laufen, damit keine Silos entstehen. Region, Kapazität, Routen, Ausnahmen und Live-Status müssen zusammenspielen. Vertretungsregeln und Ausweichregionen greifen automatisch, und die KPIs laufen fortlaufend mit, damit Abweichungen früh auffallen, bevor SLAs in Gefahr geraten.

FAQs

Wie werden Regionsgrenzen in der Praxis festgelegt?

Regionsgrenzen werden in der Praxis nicht starr nach festen Bürogebieten gezogen. Stattdessen entstehen sie dynamisch aus zwei Dingen: dem Ort des Auftrags und den verfügbaren Gutachtern.

Die digitale Plattform weist eingehende Fälle automatisch dem nächstgelegenen verfügbaren Gutachter zu. Dabei steuert sie sowohl Einsätze an Container-Standorten als auch mobile Begutachtungen. So ergeben sich Regionsgrenzen funktional aus der tatsächlichen Nähe zum Einsatzort.

Was passiert, wenn kein Gutachter verfügbar ist?

Dann greift die digitale Einsatzplanung: Verfügbarkeiten werden online erfasst. Sobald ein passender Experte frei ist, geht der Auftrag automatisch an den nächstgelegenen verfügbaren Gutachter.

Je nach Zustand des Fahrzeugs und je nach Kapazität lässt sich außerdem zwischen einer Begutachtung am Container-Standort und einer mobilen Vor-Ort-Begutachtung wechseln. So bleiben Wartezeiten und Stillstand so gering wie möglich.

Wie oft sollten Regeln und Kapazitäten angepasst werden?

Regeln und Kapazitäten sollten regelmäßig geprüft und bei Bedarf auch kurzfristig angepasst werden. Kommt es zu Verzögerungen oder spontanen Änderungen, muss die Disposition neu berechnet werden.

Zusätzlich lohnt sich eine Prüfung mindestens einmal pro Quartal. So bleiben saisonale Schwankungen und geänderte Rahmenbedingungen im Blick. Gleichzeitig sollten die Kapazitäten fortlaufend mit der tatsächlichen Auslastung abgeglichen werden. Gibt es spürbare Abweichungen, ist eine zeitnahe Nachsteuerung sinnvoll.

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